Het beperken van faal- en gevolgkosten in de scholenbouw

Er is al jaren structureel te weinig geld voor het bouwen van scholen, zowel in het PO als in het VO. Uit onderzoek van de gemeente Utrecht in 2009 bleek dat de budgetten, die de overheid ter beschikking stelt voor de nieuwbouw van schoolgebouwen voor het Primair Onderwijs, 30% te laag zijn . De dalende bouwkosten in de huidige markt, zouden een mooie kans kunnen zijn iets van deze achterstand in te lopen. Toch werd eind 2010 door de VNG besloten, de normbudgetten onderwijshuisvesting voor 2011 met 6,56% naar beneden bij te stellen, vanwege dalende bouwkosten in de gehele bouwsector. De normbudgetten voor 2012 zijn nog niet bekend, maar gezien de huidige bezuinigingen op elk gebied, ligt een substantiële stijging niet in de lijn der verwachting. Gelukkig zijn er gemeenten, die de normbudgetten aanvullen tot een meer realistisch bedrag. Helaas zal dit, door dalende inkomsten uit het gemeentefonds en teruglopende opbrengsten van grond, steeds moeilijker worden

 

Faalkosten

Wanneer er dusdanig beperkte budgetten voor een bouwproject beschikbaar zijn, is een optimale inzet van geld essentieel. Er mag geen euro verspild worden. Het bouwproces is over het algemeen genomen echter verre van optimaal. Onderzoek  wijst uit dat de diverse partijen in het bouwproces de zogenaamde faalkosten  inschatten op meer dan 10% van de totale bouwkosten. Deze kosten worden verdeeld over de diverse stakeholders, en zitten deels “versleuteld” in de diverse honoraria en kosten. Daarnaast blijkt  dat van de stakeholders in het bouwproces 29% denkt dat de opdrachtgever voor de meeste faalkosten opdraait en 20% dat dit de (eind)gebruiker is. In het geval van scholenbouw zijn dit het schoolbestuur en de school.

 

Gevolgkosten

Slechts een deel van wat er gedurende een ontwerp- en bouwproces verkeerd gaat is echter te vatten in deze faalkosten. Daarnaast is er sprake van gevolgkosten van fouten (en onzorgvuldige beslissingen) gedurende het ontwerp- en bouwproces. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om hogere gebruiks- en onderhoudskosten van het gebouw. Deze kosten kunnen ontstaan doordat meerwerk, ontstaan door fouten, gecompenseerd wordt met minderwerk, bezuinigingen op een andere plek.

 

Veel fouten die gemaakt worden of verkeerde beslissingen die genomen worden tijdens het ontwerp en de bouw, zijn echter helemaal niet te kwantificeren in getallen of bedragen. Deze komen pas tijdens het gebruik aan het licht in de kwaliteit van het gerealiseerde gebouw. En wat betreft deze kwaliteit van het eindresultaat, op bijvoorbeeld functioneel, onderhoudstechnisch en klimatologisch gebied, bent u als opdrachtgever en gebruiker de enige belanghebbende in het gehele bouwproces en daarmee de enige gedupeerde!

  

In het onderzoek van USP Marketing Consultancy, werden ook de voornaamste mogelijkheden tot verbetering aan de stakeholders gevraagd, de top 3 van antwoorden was:

  

1. Aandacht uitvoerbaarheid in ontwerpfase
2. Eerder in het proces samenwerken 
3. Verbetering communicatie

  

Wat kunt u doen? 

Als schoolbestuur bent u, wettelijk gezien, opdrachtgever ofwel bouwheer voor de

nieuw- of verbouw van een schoolgebouw. De school, waarvoor de bouw plaatsvindt, is de gebruiker. Gezamenlijk speelt u de hoofdrol in dit traject. Dat betekent dat u er veel invloed op kunt uitoefenen. 

 
1. Aandacht uitvoerbaarheid in de ontwerpfase

In de ontwerpfasen kunt u dit nauwelijks beïnvloeden, dan zult u moeten vertrouwen op de kwaliteiten van uw adviseurs. U kunt er wel rekening mee houden bij de selectie van adviseurs. Daarnaast kunt u de uitvoerende partijen eerder in het proces betrekken. Hier gaan we bij het volgende punt nader op in.

 

2. Eerder in het proces samenwerken

Samenwerken met adviseurs en uitvoerenden in een zeer vroeg stadium is een optie, die u zorgvuldig moet afwegen.

 

Wanneer adviseurs meedenken in een Programma van Eisen kan de kwaliteit van dit stuk hoger worden door hun kennis en kunde. Dit geldt ook voor aannemers die meedenken in het ontwerpproces. Daarnaast kunt u in een vroeg stadium prijs- en tijdafspraken maken.

 

Een nadeel kan zijn, dat de adviseurs teveel denken vanuit hun eigen expertise, ervaring en ideeën (de “eigenwijze architect”). Daarnaast kunnen de opdrachtgever en gebruiker teveel vertrouwen op deze expertise en ervaring en daardoor zich te weinig verdiepen en te weinig kritisch zijn. Ook uitvoerende partijen, aannemers, kunnen teveel denken vanuit hun eigen kunde en mogelijkheden, waardoor het proces en het eindresultaat belemmerd worden in plaats van verbeterd.

 

Daarnaast dient u rekening te houden met het feit dat:

• wanneer partijen vroeg geselecteerd en gecontracteerd worden, dit extra aandacht vraagt in het voortraject, om tot de juiste partners te komen. Zeker wanneer u door de investering gebonden bent aan (Europese) aanbestedingsregels;
• bij een vroege selectie partijen meer risico’s incalculeren, waardoor de prijs hoger kan zijn dan bij een traditioneel proces;
• u uw invloed op het proces en het eindresultaat eerder uit handen geeft, met name in bijvoorbeeld Design&Build of DB(F)MO constructies;
• het maken van prijsafspraken eenvoudig is, het maken van kwaliteitsafspraken niet;

3. Verbetering communicatie

Door onze ervaring in het realiseren van schoolgebouwen, zijn wij ervan overtuigd dat betere communicatie niet alleen bijdraagt aan het verminderen van faalkosten, maar dat het ook een positief effect heeft op de eerder genoemde gevolgkosten en de kwaliteit van het eindproduct, het schoolgebouw. Daarnaast wordt het proces er leuker van.

 

Onafhankelijk van de wijze waarop u uw ontwerp- en bouwproces inricht, kunt u werken aan de verbetering van de communicatie tussen de diverse partijen. Hierin geen voor- en nadelen, een betere communicatie geeft altijd resultaat, het vraagt alleen meer tijd en inzet.

 

In complexe processen met meerdere partijen is het belangrijk helder, eenduidig en efficiënt te communiceren en dat de partijen zich inleven in de ander.

Helder communiceren

•  Zorg dat bij alles wat u zegt en schrijft slechts één interpretatie mogelijk is;
•  Licht toe waarom u iets wilt, belangrijk vindt of wilt veranderen;

Eenduidig communiceren

• Voorkom tegenstrijdigheden in de stukken die u aanlevert en die u door een ander in uw naam laat aanleveren;
• Als u met meerdere personen binnen uw organisatie bij het project betrokken bent, verdeel de verantwoordelijkheden goed en leg dit uit aan de andere betrokkenen, spreek elkaar niet tegen en stem onderling zoveel mogelijk af. Dit geldt in uw geval met name voor schoolbestuur en school!

Efficiënt communiceren

• Wees kritisch op alle stukken, die u opstelt of laat opstellen, zoals een Programma van Eisen. Alles hoeft er maar één keer in te staan. Zo voorkom je dat adviseurs door de bomen het bos niet meer zien;
• Leg besluiten vast en archiveer en communiceer deze zorgvuldig. Voorkom dat over één onderdeel meerdere malen hetzelfde gesprek gevoerd wordt;
• 25 mailtjes met elk één vraag, kosten meer tijd en energie voor alle partijen dan één lijst met 25 vragen. Wanneer de lijst ook nog goed benoemd en gedateerd wordt, kan hij eenvoudig verspreid, gearchiveerd en teruggevonden worden;
• Vraag je bij elk document af wat het moet communiceren, teveel informatie kan de ontvanger verwarren en veel tijd kosten. Bovendien kost het u zelf veel tijd!

Inleving

Iedereen heeft zijn eigen expertise, zijn eigen jargon, maar ook zijn eigen vanzelfsprekendheden. Het zich kunnen verplaatsen in de kennis, kunde en de werkomstandigheden van de ander is een belangrijk punt, om de onderlinge communicatie te verbeteren.

• Voorkom het gebruik van jargon (ook onderwijs jargon!), en durf te vragen als u iets niet begrijpt;
• Sta open voor vragen van de ander (ook de “domme” vragen);
• Realiseer u dat wat voor u vanzelfsprekend is, dat niet per definitie voor de ander is (niet iedereen heeft voorjaarsvakantie);
• Realiseer u bij elk stuk voor wie het bedoeld is. En vraag dat bewustzijn ook van anderen;
• U hebt moeite met het lezen van een technische tekening? Vraag om uitleg, wanneer u zich samen over de tekening buigt, komt er van alles boven tafel.

Vanzelfsprekend heeft u de meeste invloed op hoe u zelf communiceert in het proces. Maar wij zijn ervan overtuigd dat u als opdrachtgever en gebruiker, door er bewust aan te werken, de communicatie van andere partijen kunt beïnvloeden en verbeteren:

• Door uw eigen wijze van communicatie, geeft u de standaard aan voor het gehele proces;
• Maak bij de selectie van de diverse partijen het onderwerp communicatie één van de criteria. Analyseer de communicatie in het offertetraject en vraag partijen in de offerte toe te lichten wat hun visie op de onderlinge communicatie is;
• Bespreek wat u op dit gebied van eenieder verwacht, wat zij van u kunnen verwachten en zorg dat het onderwerp communicatie bespreekbaar blijft;
• Bezuinig niet op contactmomenten. In ontmoetingen worden de onderlinge verbanden versterkt. Een vergadering laten vervallen, omdat iedereen druk is en er geen acute zaken zijn, is verleidelijk. U kunt het overleg echter ook aangrijpen om te bespreken waar het team anders niet aan toe komt of een ervaringsdeskundige uitnodigen om een en ander toe te lichten;

Ten slotte

Wellicht het belangrijkste, wat u, volgens ons, kunt doen om het proces te verbeteren en fouten te verminderen vonden wij in geen onderzoek terug: houdt dit spannende proces leuk en inspirerend voor u, uw medewerkers en uw partners;

• Zorg dat u voldoende tijd heeft om u erin te verdiepen en faciliteer uw medewerkers met tijd. Betrek uw medewerkers en leerlingen in het proces, zij weten als geen ander wat ze nodig hebben. Bovendien kunt u ze, als ze betrokken zijn, eenvoudiger uitleggen waarom bepaalde zaken wel of niet kunnen.
• Zie het als een teaminspanning en investeer in teamvorming. Uw adviseurs willen niets liever dan een optimaal gebouw voor uw organisatie en een tevreden opdrachtgever en gebruiker.
• Zorg dat de leuke momenten in het proces aandacht krijgen. Maak een mooi boekje over het ontwerptraject, vier de eerste paal, vier het hoogste punt, ga een borrel drinken met het ontwerpteam als de vergunning binnen is.

Kortom zie het ontwerp en bouwproces niet als een last, maar als een prachtige kans voor uw organisatie!

 

Wanneer u meer wilt weten over het ontwerpen en (ver)bouwen van een school, kunt u vanzelfsprekend contact opnemen voor een vrijblijvend gesprek.
__________________